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Reglas que debemos recordar al redactar mensajes de texto masivos para representantes

Existen casos en los cuales lo que se necesita escribir excede la cantidad de caracteres que nos da un mensaje de texto para expresarnos, y generalmente nos vamos al grano perdiendo todas las consideraciones referentes al buen trato y la urbanidad de escribir para un grupo grande de personas.
Por ejemplo cosas tan sencillas como redactar los mensajes sólo en mayúsculas, resultan molestas para algunos lectores, según el protocolo de escritura de mensajes electrónicos se dice que da la sensación de estarle alzando la voz (gritar) al receptor o incluso mostrar enojo por su causa.
Siempre se debe identificar la institución que está enviando el mensaje masivo, ésta puede ubicarse al principio o al final del mismo. Es una buena estrategia crear un nombre corto que requiera pocos caracteres, con el fin de hacer más espacio para la información en si.
Cuando nos referimos al representante debemos saludarle con respeto, incluso cuando se trate de avisos de cobro con referencia a meses impagos, comenzar con frases como “Apreciado representante”, “Apreciados padres” o cualquier expresión de cordialidad es la mejor política de redacción que podemos emplear.
Nunca debemos olvidar que el mensaje de texto llega al representante en la situación en que éste encuentre, sea un momento propicio o no, por lo tanto la cordialidad es tan importante como el contenido. Cuando las buenas maneras de expresión y el respeto no aparezcan en el mensaje por motivos de espacio, entonces lo mejor es hacer llegar el mensaje mediante el SMS extendido para poder extendernos en cualquier explicación.
Para terminar no es menos importante agregar un “por favor” al inicio de la solicitud o un “gracias” al final de la misma (ambos inclusive si el espacio lo permite), estas palabras realzan la empatía y el tacto del mensaje cuando es un recurso o un llamado a la acción lo que al representante se le está pidiendo.

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