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Es útil una estrategia de medios sociales en las escuelas

Desde la aparición de Facebook, el termino red social comenzó a tomar relevancia en muchos países del mundo; la posibilidad de interconectar las opiniones de diferentes personas unidas por una causa común, nos permitió ver una nueva forma de comunicarnos mas simple, rentable, dinámica y por consiguiente interesante.
Casi todos los individuos que se conectan regularmente a Internet tienen uno o varios perfiles en una red social, ahora prácticamente no existe una corporación o marca sin presencia en las redes sociales. Pero cuando se habla de escuelas (instituciones pre-escolares, primarias o secundarias), el aprovechamiento de la red social como recurso de comunicación bilateral no esta siendo utilizado con eficacia, al menos en promedio.
Es posible que existan ciertos temores para su uso, en referencia a que los alumnos son, en contadas excepciones, un poco imprudentes cuando tienen acceso a este tipo de redes informáticas; a la percepción de que las redes son sólo para comunicarse entre personas-personas y personas-marcas; o simplemente por que no existe el recurso humano dentro de la institución que pueda dedicarse a la ardua tarea de generar los contenidos para una red social.
Para preguntarnos si es útil tener una estrategia de medios sociales dentro de la escuela, primero debemos tener al menos un medio social definido y por supuesto una comunidad con la cual interactuar. Al identificar la comunidad que necesitamos integrar, es importante apartar las iniciativas de los estudiantes en la creación de grupos dentro de la red, la red social que se propone para una escuela está integrada principalmente por los padres y representantes, los docentes y los directivos de la institución. Su configuración tiene como finalidad el mejoramiento del proceso educativo de los alumnos al involucrar al representante. La idea no es excluir al alumno de la red, es necesario que se incluya pero debemos tener siempre en consideración que la red es de carácter institucional y para tener al representante en la escuela sin que esté físicamente en ella.
Como red social podemos escoger una bien sencilla como Twitter, una más elaborada como Facebook o la más recomendable para una institución educativa como es el blog, aunque para obtener mejores resultados se logra más eficiencia combinando las tres.
Pero si realmente se quiere entender por que es tan importante contar con una estrategia de medios sociales y no simplemente tener presencia en ellos, es muy estimulante visualizar el retorno de la inversión de los recursos implementados en la tarea de crear y mantener una red social. Si se cumple con todos los lineamientos mínimos de creación de contenidos y se escoge la temática más adecuada para la comunidad, se puede lograr aumentar en un gran porcentaje la cantidad de representantes comprometidos con la institución, conseguir que dejen de ser espectadores del proceso educativo a ser parte de el, y es aquí donde se puede cuantificar el valor, bien sea, en las finanzas a corto plazo al reducir las cuentas por cobrar de la institución y en largo plazo por que se logra la identificación de familias enteras, que se transforman en portadores de soluciones a la escuela durante toda su vida activa.
En las entradas siguientes abordaré el tema de la planificación de la estrategia de medios sociales para la escuela y las mejores tácticas para sacar el máximo provecho del recurso.

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Reglas que debemos recordar al redactar mensajes de texto masivos para representantes

Existen casos en los cuales lo que se necesita escribir excede la cantidad de caracteres que nos da un mensaje de texto para expresarnos, y generalmente nos vamos al grano perdiendo todas las consideraciones referentes al buen trato y la urbanidad de escribir para un grupo grande de personas.
Por ejemplo cosas tan sencillas como redactar los mensajes sólo en mayúsculas, resultan molestas para algunos lectores, según el protocolo de escritura de mensajes electrónicos se dice que da la sensación de estarle alzando la voz (gritar) al receptor o incluso mostrar enojo por su causa.
Siempre se debe identificar la institución que está enviando el mensaje masivo, ésta puede ubicarse al principio o al final del mismo. Es una buena estrategia crear un nombre corto que requiera pocos caracteres, con el fin de hacer más espacio para la información en si.
Cuando nos referimos al representante debemos saludarle con respeto, incluso cuando se trate de avisos de cobro con referencia a meses impagos, comenzar con frases como “Apreciado representante”, “Apreciados padres” o cualquier expresión de cordialidad es la mejor política de redacción que podemos emplear.
Nunca debemos olvidar que el mensaje de texto llega al representante en la situación en que éste encuentre, sea un momento propicio o no, por lo tanto la cordialidad es tan importante como el contenido. Cuando las buenas maneras de expresión y el respeto no aparezcan en el mensaje por motivos de espacio, entonces lo mejor es hacer llegar el mensaje mediante el SMS extendido para poder extendernos en cualquier explicación.
Para terminar no es menos importante agregar un “por favor” al inicio de la solicitud o un “gracias” al final de la misma (ambos inclusive si el espacio lo permite), estas palabras realzan la empatía y el tacto del mensaje cuando es un recurso o un llamado a la acción lo que al representante se le está pidiendo.

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Usa la mensajería para acercar al representante, no para alejarlo

En mi experiencia dentro la gestión escolar, específicamente en el aspecto de la mensajería me he encontrado con ciertos usos que tienden a revertir en algunos casos su efectividad. Es cierto que como mecanismo de cobro los mensajes son una solución eficiente y rentable, pero cuando el canal de mensajería es utilizado únicamente para este fin su efectividad con el paso del tiempo puede ir en declive, incluso puede suceder que los representantes con comportamiento de pago no deseados, decidan no actualizar sus números de celular para no seguir recibiendo este tipo de mensajes o peor aún, cambiarlos.
Además de los recordatorios de mensualidades vencidas, existen otros usos muy interesantes para la mensajería escolar, por supuesto que es un canal determinante para sustituir las circulares en papel y ya muchas instituciones le usan para ese medio, aunque también hay otros usos que por su complejidad para hacerlos en papel, no están dentro de la cultura organizacional de las escuelas.
Ahora con el uso de los medios de difusión digital la institución dispone de un medio viable para dar a conocer los avances de la misión diaria de educar bajo los principios y valores por las cuales se rigen, es decir, la idea es crear un boletín informativo en digital que pueda ser distribuido mediante la mensajería, con esta idea me extenderé en un próximo artículo.
Otro uso importante es la generación de contenidos personalizados para el representante, que van desde información académica del alumno, como por ejemplo el corte de notas, hasta la planificación semanal de los niños de preescolar, aunque para esto es obligatorio disponer del mensaje de texto extendido.
Es importante hacer una mezcla de todos los tipos de mensajes que podemos hacer llegar al representante, esa mezcla hará más eficaz la tarea del mensaje de cobro y se cumplirá la meta de aumentar la fidelidad de los padres con el plantel. Por cada mensaje general de cobro debemos enviar al menos 4 mensajes informativos con referencia a las actividades del plantel o mejor aún, sobre la actuación en general del alumno, que es en realidad lo que genera más interés en el representante.

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El SMS extendido, el mensaje de texto en su maxima expresión

Existe una forma creativa e innovadora de enviar información a los padres y representantes que en algunos casos están un poco desconectados de la Internet. La llamo el mensaje de texto extendido, es muy interesante por que hace llegar la información a todos los celulares por medio del mensaje de texto y para quienes tengan Internet en el dispositivo, existe la posibilidad de ampliarla, gracias a que al mensaje se le adiciona una dirección web con todo el contenido sin las restricciones de espacio a la cual el SMS nos somete.
En el mundo corporativo el correo electrónico es una herramienta fundamental de comunicación y todos deben interconectarse por medio de su plataforma de servicios, por tanto es una costumbre que cada persona este constantemente pendiente de revisar sus actualizaciones.
En la comunidad escolar es diferente, debido a la mezcla de profesiones y ocupaciones de los representantes, no todos están conectados con frecuencia a su correo electrónico, la periodicidad con la que revisan su bandeja de entrada, difiere mucho con el promedio de quienes trabajan para una corporación.
Con el mensaje de texto extendido se puede llegar a todos los representantes por igual, siempre se entrega la información y si revisan la dirección web que trae anexa podrán obtener todos los detalles que los directivos de la escuela necesitan que conozcan.
Aunque el correo electrónico llega, a veces su lectura no es oportuna para todos los miembros de la comunidad, con el mensaje de texto extendido nos aseguramos que todos tengan la información a tiempo y quienes no tengan Internet en su celular pueden teclear la dirección web en su computadora para poder leer todos los detalles disponibles.
En un futuro muy cercano todos los países de latinoamerica tendrán a todos sus ciudadanos conectados a Internet en sus celulares y con el correo electrónico sustituyendo el mensaje de texto, pero mientras ese futuro llega en nuestro presente existe el SMS Extendido para solventar esa situación.
Debemos tomar en cuenta que las direcciones web no pueden colocarse en el mensaje tal cual están registradas en los sitios de origen, existen reductores de direcciones web que las simplifican a tan solo 10 caracteres sin importar su longitud, por ejemplo mcl.gs de micolegio.
Con el anexo web del SMS Extendido se pueden adjuntar imágenes como fotografías de actividades, esquemas, gráficos, dibujos, etc; también se pueden adicionar tablas de todo tipo y desplegar información como solo el espacio disponible en Internet puede permitirnos.

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Descubre la mejor táctica para conectarte con tus representantes

Estrechar los lazos entre las instituciones educativas y sus representantes, hoy es una posibilidad mas real que nunca. Cualquier estrategia de aumento de fidelidad, concientización o acercamiento de los padres a la escuela debe tener como columna vertebral la mensajería de texto masiva, al menos en latinoamerica donde el uso del correo electrónico no está integrado completamente a la vida diaria de sus usuarios.

Enviar información hacia los padres de los alumnos en las instituciones educativas se ha transformado en una operación costosa si se sigue realizando tal cual como en la década de los 90 o inferior. En nuestros tiempos utilizar papel para hacer llegar comunicaciones a los representantes, además de transformarlo en un proceso costoso por los recursos materiales y humanos, es inefectivo y como consecuencia poco práctico.

Es importante visualizar que el uso del papel también limita la cantidad de comunicaciones que podemos hacer llegar. Su costo hace que la regularidad del contacto informativo sea muy esporádica y sin el dinamismo necesario para este mundo carente de tiempo. El mensaje de texto nos da la posibilidad de poner en las manos de cada representante la información que nos interesa y con la inmediatez que nos ofrece la tecnología celular.

Es interesante observar las estadísticas de penetración de la telefonía celular en nuestro país, según los últimos reportes de CONATEL existe un indice de más de una línea celular activa por habitante. Entonces ya no hay excusa para pensar que el celular, que se ha convertido en unos de las pertenencias mas personales del ser humano, no sea la mejor opción para poner a disposición del representante las comunicaciones de nuestras instituciones.

Claro esta, que para hacer realidad esta practica de mensajería, es necesario tener la data de los números de celulares de todos los representantes, al menos para comenzar, si estos datos incluyen su nombre y el grado de los alumnos que representa la posibilidad de personalización de los mensajes seria mas elevada.

En próximas entregas entraremos en detalles en referencia al poder de la mensajería de texto para implementar una estrategia de comunicación, con el fin de hacer de los padres y representantes defensores fieles de la escuela y sus componentes.

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