Existen algunas tareas administrativas inherentes a un centro educativo que sin ningún inconveniente deberían ser realizadas por los representantes, pude acentuar el valor de estas actividades que ellos están en capacidad de realizar al observar el funcionamiento de una institución educativa en la cual realice una asesoría técnica. Por infortunio de la institución no se realizaron los cambios en el momento adecuado y por consiguiente el proceso de inscripción se completo sin la ayuda del representante.
El área administrativa no era mucho menos que un caos debido a que toda la documentación de inscripción de los alumnos era gestionada con el representante en frente y con los recursos de la organización. Lo que quiero decir es que todas las planillas eran entregadas por la institución para ser llenadas en el momento por el representante.
Esto provoco que la información a mano se tuviera que registrar en sesiones posteriores por personal de la institución en las computadoras dispuestas para ello.
En esos momentos reflexione sobre el gran valor que tiene la posibilidad de utilizar sistemas en la web, con el fin de conseguir que los representantes registren toda su información, la impriman en sus hogares u oficinas y la lleven hasta el centro educativo para formalizar el proceso que se necesite concretar.
Existen muchos procesos que el representante puede realizar con muy buena disposición, debido a que al controlar en cierta forma el proceso, el decide donde hacerlo y el instante mas adecuado para gestionar su solicitud, al llevar todo listo es mas rápido y el tiempo que necesita para validar el proceso es mas corto, ademas la efectividad es mas alta por su puesto.
La institución gana en muchos mas aspectos aun, dado que no utilizo recursos propios para realizar la gestión (equipos y materiales), no hubo gasto de energía ni espacio para la concreción física y no requirió la mano de obra de ningún personal para la elaboración. La institución solo tiene que validar el recaudo o certificarlo con el sello y la firma correspondiente.
Es interesante hacer un análisis de toda la documentación que la escuela debe entregar por pedido del representante para encontrar la manera de que este colabore en su generación e impresión, con la finalidad de reducir al mínimo el gasto de los recursos de nuestras organizaciones.
Así las hacemos mas eficaces y rentables, además de enfocar todos los esfuerzos en lo mas importante…. La educación del alumno.
He creado una escala de complejidad según los niveles de colaboración del representante en la gestión escolar del centro educativo, con la siguiente clasificación:
1. Registra sus datos básicos, incluye celular y correo electrónico como datos mas importantes.
2. Registra los datos básicos, madre y padre, otros datos de interés (médicos, socio económicos, etc)
3. Imprime todo los documentos de inscripción el mismo, para llevarlos al colegio.
4. Gestiona e imprime documentos de validación interna del colegio: constancia de estudio e inscripción, cartas de buena conducta, carta de retiro.
5. Imprime la boleta de calificaciones o informativa de su representado.
6. Gestiona guías de estudio y contenidos en línea para coloborar con el proceso de aprendizaje del alumno.
Luego de conocer hasta donde puede llegar la colaboración del representante en la gestión escolar, se hará necesaria la selección del nivel con el se quiere comenzar, y esa es la decisión mas importante.
Innovación en la Gestion Escolar 